Reaccionar ante un desastre natural o una emergencia no sólo significa asegurar la seguridad inmediata de los empleados, sino también planear la manera en que su empresa continuará funcionando después. Aunque su negocio no se encuentre ubicado en un área propensa a un desastre natural o provocado por el hombre, es necesario estar preparado para lo inesperado y tener un plan integral para asegurar el buen funcionamiento de su empresa.
Es muy importante limitar el tiempo que el negocio estará cerrado después de una situación de emergencia. De acuerdo con una encuesta realizada por Harris Interactive en el 2006, alrededor del 51 % de las empresas entrevistadas mencionó que sus clientes solo toleraban hasta dos horas de cierre por algún imprevisto.
Una vez que haya hecho los planes para asegurar el bienestar de sus empleados, Better Business Bureau (BBB) le brinda los siguientes consejos para ayudarle a manejar la situación en caso de desastre y para que su negocio continúe operando y pueda satisfacer las necesidades de sus clientes:
- Considere los diferentes tipos de desastre - fuego, inundación, tornado, etc. - que pueden ocurrir y la manera en que su negocio reaccionaría al ser reubicado por una semana, un mes o más.
- Considere las diferentes ubicaciones donde su negocio pudiera seguir operando en caso de ser reubicado. Esto podría significar capacitar a los empleados para que laboren desde su casa o encontrar una ubicación alterna para su oficina.
- Identifique a los empleados que realizan las operaciones esenciales del negocio y conserve una lista de sus números de teléfono (casa, trabajo, celular, localizador) y correos electrónicos a los los empleados que puedan tener acceso desde diferentes ubicaciones (casa, Internet, etc).
- Haga un plan emergente de comunicación que especifique cómo se comunicará el negocio con los empleados, clientes, proveedores y otros contactos clave en los días posteriores al desastre.
- Comuníquese con sus proveedores para confirmar su participación en los procedimientos del plan de emergencia. Esté preparado para utilizar servicios alternos de proveedores de material y equipo indispensable. Conserve su equipo de respaldo funcionando adecuadamente.
- Mantenga un inventario actualizado de sus bienes. Revise sus pólizas de seguro para confirmar la adecuada cobertura de sus bienes que no esté en condiciones de perder. Puede ser que una póliza estándar no cubra las pérdidas por interrupción de operaciones.
- Cuente con un duplicado de documentos del personal, de la nómina, de cuentas por pagar y cuentas por cobrar así como otros documentos básicos en un sitio fuera de la oficina. De manera periódica haga copias de sus archivos electrónicos.
- Establezca un equipo administrativo alterno, determine quién estará a cargo en caso de no contar con la administración.
Para obtener consejos confiables e información que usted necesita saber para mantener las operaciones de su empresa después de una emergencia o desastre natural, acuda al sitiowww.bbb.org.
Consejo de Derechos de Autor de Better Business Bureaus, 2007.
